業務効率化セミナーで伝えなければいけないこと

8月に商工会からの依頼でITツールを活用した業務効率化についてのセミナーをしてきました。今回のセミナーでは企画した商工会からの依頼で、紹介するITツールの指定があり、セミナーの内容もある程度決まった内容になりましたが、ITツールを導入して業務効率化に取り組むとはどういうことかを踏まえて、業務効率化に活用できるITツールを紹介させていただきました。

業務効率化セミナーでコンサルタントが伝えなければいけないこと

当社は経営コンサルティング会社であって、ITベンダー企業とは異なります。企業にITツールを導入させることが目的ではなく、企業の経営が良くなることが目的です。そのため、企業にとって、効果がないIT化は提案してはいけないと考えており、とりあえずITツールを導入しようという安易な提案は絶対に行わないように心がけています。

ITベンダー企業はITツールを導入させないと利益になりませんが、当社は導入するかしないかに関わらず利益は変わらないため、フラットなポジションから本質的なIT化の支援をすることができると思っています。

その上で、経営コンサルタントとして、ITツールを活用した業務効率化セミナーで伝えなければいけないことが次の3点です。

1. ITツールを導入してすぐは業務が逆に増える

2. 継続して運用することは難しく、効果が出るまで時間がかかる

3. 自社の業務にピッタリ合うツールを探してほしいが、実際にはほとんどないので、自社の業務をITツールに合わせていく変革が必要となる

IT活用を支援する機関の職員であっても、ITツールを魔法のようなものだと勘違いしている節があり、導入したらすぐに効果が出るように思われているようですが、現実は異なります。当社のようにIT活用研修を担当している企業であっても、ITツールを活用し効果を出すには数年かかります。長期的に運用していると、さまざまな改善の余地が出て、その問題を解決するために業務内容を変更したり新しいITツールに変更したりなど、ITツールを活用した業務効率化には不断の取り組みが必要なのです。

特に伝えなければならないのが、導入前後に業務が増えてしまう「導入のハードル」と、運用が社内に浸透せず取り組みが浸透しない「運用のハードル」です。この2つのハードルについては、今回のセミナーでもお伝えさせていただきました。詳しい説明はまた別のブログに書こうかと思います。

業務効率化に取り組むとき、小規模事業者はどこから始めるか

特に小規模事業者が業務効率化に取り組むときは、どこから始めるのが良いかわからないといったケースがあります。

別の記事にも書きましたが、商工中金が調査した内容によると、中小企業においては会計システムを導入することが、他のITツールを導入するよりも効果が高いことが明らかになっています。この調査では4000社以上の中小企業からアンケートを取っていることから、非常に信頼の高い調査となっています。

このような調査を受け入れ、その上で分析するのが我々コンサルタントの役割です。業務効率化の話題になると、LINE WORKSやGoogle Drive、kintoneなどのITツールを挙げる方が多いですが、実際は会計システムやその周辺のアプリを導入し活用することが重要だということがわかります。

会計システムを導入して業務効率化するということ

会計システムを導入した業務効率化について、あまり実感が湧かない方も多いと思います。その理由は、経理業務を税理士に丸投げしている場合が多いからです。普段から経理業務をやっていないから、経理業務を効率化することがよくわからないという実態があります。

しかし、そういう企業に経営支援に入ると、受発注管理がボロボロだったり、売掛金の管理が全然できていなかったりします。また決算書の内容にも無頓着であるため、原価率の計算ができていません。この状況を誰が改善するべきかというと、経営者自身であり、月に数万円の顧問料しか払われていない税理士が担当できることではありません。

そのため、やはり企業内で経理業務を行っていかなければ企業の経営は良くなりませんが、実際に担当できる社員がいなかったり、経営者自身が作業時間を確保できなかったりという問題があります。そこで、会計システムを導入して、少ない時間で経理業務を完了できる必要が出てきます。

会計システムを導入すると、システムに情報を入力することで、受発注管理が少しずつできるようになり、売掛金の管理も自動化されるようになります。また、売上の見込みもアプリ上でいつでも確認することができるようになるため、常に経営状況を把握できるようになります。

現時点で会計システムを導入している企業であっても、会計ソフトが古かったり、システムを十分に活用できていないことは多々あり、受発注管理や売掛金の入金消し込みなどの自動化はできていません。まずはこの会計システムを活用していくことが業務効率化の第一歩となります。

業務効率化の第一歩は経理業務を効率化すること

業務効率化の第一歩は経理業務を効率化することです。具体的に何をするかというと、会計ソフトを導入すること、インターネットバンキングを活用すること、法人ビジネスカードを使うこと、請求書管理アプリを連携させることです。

これらのサービスを使うと、毎月1万円ほどの支出が増えるとは思いますが、間違いなく業務効率化につながりますし、人を雇うよりも費用を抑えることができます。もちろん、先に書きましたが、導入後すぐには効果は出ないかもしれませんが、設定や操作方法は難しくなく、ほとんどが自動化されているので、不安になる必要はありません。

当社では経理業務の効率化について、会計システムの導入から運用までしっかりとサポートしますので、もし不安に感じる場合はぜひ相談いただければと思います。また、会計システムの活用方法についてのセミナーも引き受けておりますので、ぜひご依頼ください。