先日、デジタルツール活用と業務効率化についての社員研修を行いました。若手からベテランまで40人ほどの社員の皆さんに、朝から夕方まで1日みっちりと研修をさせていただきました。
今回の記事では、研修の内容と、研修を通じて参加者の皆さんが気づいたことを共有しますので、職場での業務効率化の取り組みの参考にしてみてください。
研修内容と研修のねらい
研修の内容はざっくりと以下の通りでした。
SaaSの種類や特徴
SaaSの動向
IT化・DXの課題の整理
業務フローの作成と業務効率化のフレームワーク
業務効率化アプリの紹介
SaaSについておさらいしました
デジタルツールはSaaSに限らず様々ありますが、この研修では中小企業において特に重要なSaaSに焦点を絞って説明をしました。SaaSは近年ものすごい勢いで市場を拡大しており、中小企業のDXには欠かせないものになります。
SaaSはIT業界ではもはや当たり前に使われている用語ですが、ITに詳しくない方々にとっては、全く親しみのない言葉であり、この研修でも知っている人は全然いませんでした。その意味で、SaaSについて改めて説明できたのは非常にいい機会でした。
業務フロー作成ワークショップを取り入れました
SaaSの説明の後は、業務フローを実際に作ってみる練習をしてみました。業務フローを作ることは本来時間がかかることですし、なかなか難しいことですが、この研修では業務フローの項目を制限することで、参加者の皆さんが直感的に体験できるように工夫しました。
IT化やDXに取り組む前に、多くの企業が取り組んでいることは「業務フローの整理と業務の見直し」です。デジタルツール、特にSaaSについての知識を学び、業務フローを作成することができれば、企業の業務効率化も成功に近づきます。この研修では実際に職場で業務効率化を進めていくことを想定して、内容を作成してみました。
業務フロー作成体験で参加者が気づいたこと
業務フロー作成を研修の中で体験するために工夫したこと
業務フローを作成することは、本来とても時間と労力がかかることです。業務フローの要素、つまり一つ一つの作業と、その業務に付随する作業を考えながら、業務フローを作成することになりますが、その作業のレベルを合わせることは案外難しいことです。
この業務フロー作成体験では、「業務」と「作業」の違いにはあえて触れず、業務フローの項目を制限することで、参加者には比較的大きい業務だけを業務フローに加えるように促すことができました。
業務フローを作ってグループ内で共有した結果、参加者が気づいたこと
この業務フロー作成体験では、まずグループ内でテーマとなる業務を決定し、一人一人が業務フローを作り、その内容をグループ内で発表するという方法を取りました。
グループ内で発表すると、自分が作成した業務フローと他の参加者が作成したものが少しずつ異なっていることに気づくことになりました。業務フローの項目は絞り込んでいるので、違いがより明確になっているようでした。
この業務フローを作る過程で、本来必要な作業に気づくことができたり、他の部署と作業内容を統一することのメリットに気づくことができたりと、参加者が自発的に業務改善の議論を進めていました。
デジタルツール活用と業務効率化についての社員研修を振り返って
今回の研修で、参加者の皆さんは、SaaSに対する基本的な知識を身につけることができ、さらにデジタルツールの導入に関わらず、業務内容を見直していく方法の最初のステップを理解できたことと思います。
研修は5時間と長いものでしたが、業務効率化は5時間ではできません。今回の研修では業務効率化の肝の部分をできるだけ馴染みやすくして、体験しやすいワークにまとめさせていただきました。
研修資料はある程度の期間を置いたのち、全体に公開しますので、ご興味のある方はご覧になってください。
この記事をご覧のみなさまの企業でも業務効率化が進みますように！！
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